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Provvedimento 31 gennaio 2002
Garante per la Protezione dei Dati Personali
- Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di
lavoro. (Autorizzazione n. 1/2002).
(GU n. 83 del
9-4-2002- Suppl. Ordinario n.70)
IL
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In
data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodota', presidente, del
prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro
Paissan, componenti e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista
la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni, in
materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei
dati personali;
Visto,
in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996, il quale
individua i dati personali "sensibili";
Considerato
che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare i dati sensibili
solo previa autorizzazione di questa Autorita' e, ove necessario, con il
consenso scritto degli interessati;
Considerato
che il trattamento dei dati in questione puo' essere autorizzato dal Garante anche
d'ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate
categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996);
Considerato
che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate
uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli
interessati, rendendo altresi' superflua la richiesta di singoli provvedimenti
autorizzatori da parte di numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto
opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza
il 31 gennaio 2002, armonizzando le prescrizioni gia' impartite alla luce
dell'esperienza maturata;
Ritenuto
opportuno che anche tali nuove autorizzazioni provvisorie siano a tempo determinato
ai sensi dell'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998
n. 501, in relazione alla prevista emanazione del testo unico della normativa
in materia di protezione dei dati personali, in attuazione della legge n. 127
del 2001;
Considerata
la necessita' di garantire il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al
minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare
per i diritti e le liberta' fondamentali, nonche' per la dignita' delle
persone;
Considerato
che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili e' effettuato
nell'ambito dei rapporti di lavoro;
Visto
l'art. 35 della legge n. 675/1996;
Visto
il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza adottato con
decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto
l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Visti
gli atti d'ufficio;
Viste
le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi
dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore
il prof. Stefano Rodota';
Autorizza
il trattamento dei dati sensibili di cui
all'art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei
rapporti di lavoro, alle condizioni di seguito indicate.
1)
Ambito di applicazione.
La
presente autorizzazione e' rilasciata:
a)
alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle associazioni e
agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni
lavorative anche atipiche, parziali o temporanee, o che comunque conferiscono un
incarico professionale alle figure indicate al successivo punto 2, lettere b) e
c);
b)
ad organismi paritetici o che gestiscono osservatori in materia di lavoro,
previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai
contratti collettivi anche aziendali.
L'autorizzazione
riguarda anche l'attivita' svolta dal medico competente in materia di igiene e di
sicurezza del lavoro, in qualita' di libero professionista o di dipendente dei
soggetti di cui alla lettera a) o di strutture convenzionate.
2)
Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il
trattamento puo' riguardare i dati sensibili attinenti:
a)
a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto
di tirocinio, apprendistato e formazione e lavoro, ovvero ad associati anche in
compartecipazione e, se necessario in base ai punti 3) e 4), ai relativi
familiari e conviventi;
b)
a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti, rappresentanti e mandatari;
c)
a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative o ad altri lavoratori
autonomi in rapporto di collaborazione con i soggetti di cui al punto 1);
d)
a candidati all'instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle lettere
precedenti;
e)
a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone giuridiche, negli
enti, nelle associazioni e negli organismi di cui al punto 1);
f)
a terzi danneggiati nell'esercizio dell'attivita' lavorativa o professionale
dai soggetti di cui alle precedenti lettere.
3)
Finalita' del trattamento.
Il
trattamento dei dati sensibili deve essere necessario:
a)
per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguire
specifici compiti previsti dalla normativa comunitaria, da leggi, da
regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, in particolare ai fini
del rispetto della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche
integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione,
nonche' in materia fiscale, di tutela della salute, dell'ordine e della sicurezza
pubblica;
b)
anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformita' alla legge e per
scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilita' o della corresponsione
di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalita' o benefici
accessori;
c)
per il perseguimento delle finalita' di salvaguardia della vita o
dell'incolumita' fisica dell'interessato o di un terzo;
d)
per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria,
nonche' in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di
conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai
regolamenti o dai contratti collettivi, sempreche', qualora i dati siano idonei
a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere
sia di rango pari a quello dell'interessato;
e)
per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nel rispetto
di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia;
f)
per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla
copertura dei rischi connessi alla responsabilita' del datore di lavoro in materia
di igiene e di sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati
a terzi nell'esercizio dell'attivita' lavorativa o
professionale;
g)
per garantire le pari opportunita'.
4)
Categorie di dati.
Il
trattamento puo' avere per oggetto i dati strettamente pertinenti agli
obblighi, ai compiti o alle finalita' di cui al punto 3), che non possano essere
adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati
personali di natura diversa, e in particolare:
a)
nell'ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di
altro genere, ovvero l'adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere
religioso o filosofico, i dati concernenti la fruizione di permessi e
festivita' religiose o di servizi di mensa, nonche' la manifestazione, nei casi
previsti dalla legge, dell'obiezione di coscienza;
b)
nell'ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche, l'adesione a partiti,
sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere politico o sindacale, i
dati concernenti l'esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici
(sempreche' il trattamento sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o
di periodi di
aspettativa riconosciuti dalla legge o,
eventualmente, dai contratti collettivi anche aziendali), ovvero l'organizzazione
di pubbliche iniziative, nonche' i dati inerenti alle attivita' o agli
incarichi sindacali, ovvero alle trattenute per il versamento delle quote di servizio
sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni politiche
o sindacali;
c)
nell'ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i dati raccolti in riferimento
a malattie anche professionali, invalidita', infermita', gravidanza, puerperio o
allattamento, ad infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all'idoneita' psico-fisica
a svolgere determinate mansioni o all'appartenenza a
categorie protette.
5)
Modalita' di trattamento.
Fermi
restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e 17 della legge n.
675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica n. 318/1999, il
trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e
mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi,
ai compiti o alle finalita' di cui al punto 3).
I
dati sono raccolti, di regola, presso l'interessato.
La
comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola direttamente a quest'ultimo
o a un suo delegato (fermo restando quanto previsto dall'art. 23, comma 2,
della legge n. 675/1996), in plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire
la conoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la
previsione di distanze di cortesia.
Restano
inoltre fermi gli obblighi di informare l'interessato e di acquisirne il consenso
scritto, in conformita' a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n.
675/1996.
6)
Conservazione dei dati.
Nel
quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1, lettera e) della
legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non
superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o ai compiti di cui
al punto 3), ovvero per perseguire le finalita' ivi menzionate. A tal fine,
anche mediante controlli periodici, deve essere verificata costantemente la
stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione
o all'incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati
che l'interessato fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito
delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono
essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto
o del documento che li contiene. Specifica attenzione e' prestata per l'essenzialita'
dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le
prestazioni e gli adempimenti.
7)
Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati
sensibili possono essere comunicati e, ove necessario diffusi, nei limiti
strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalita' di cui al
punto 3), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi sanitari, casse
e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, agenzie
di
intermediazione, associazioni di datori di
lavoro, liberi professionisti, societa' esterne titolari di un autonomo
trattamento di dati e familiari dell'interessato.
Ai
sensi dell'art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996, i dati idonei a rivelare
lo stato di salute possono essere diffusi, solo se necessario per finalita' di
prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l'osservanza delle norme
che regolano la materia.
I dati
idonei a rivelare la vita sessuale non possono essere diffusi.
8)
Richieste di autorizzazione.
I titolari
dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione della presente autorizzazione
non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorita',
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni
suddette.
Le
richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla
data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini
di cui al provvedimento
medesimo.
Il
Garante non prendera' in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti
da effettuarsi in difformita' dalle prescrizioni del presente provvedimento, salvo
che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari
o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.
9)
Norme finali.
Restano
fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento, ovvero dalla normativa
comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di
dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute:
a)
nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai
fini dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare
indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali
del lavoratore, nonche' su fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell'attitudine professionale del lavoratore;
b)
nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai datori di lavoro lo
svolgimento di indagini volte ad accertare, nei dipendenti o in persone prese
in considerazione per l'instaurazione di un rapporto di lavoro, l'esistenza di uno
stato di sieropositivita';
c)
nelle norme in materia di pari opportunita' o volte a prevenire
discriminazioni.
10)
Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La
presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 febbraio 2002 fino al 30
giugno 2003.
Qualora
alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non
sia gia' conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente
autorizzazione n. 1/2000, il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio
2002.
La
presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
Roma,
31 gennaio 2002
Il
presidente
Rodota'
Il
relatore
Rodota'
Il
segretario generale
Buttarelli